Bepaal rollen op basis van het echte werk
Onderzoek wie doelen en belangrijke middelen van de verwerking bepaalt. De Autoriteit Persoonsgegevens maakt onderscheid tussen verwerkingsverantwoordelijken, verwerkers en gezamenlijke verantwoordelijkheid. Een externe dienstverlener is niet automatisch een verwerker alleen omdat hij een opdracht ontvangt. De feitelijke invloed en het eigen gebruik van gegevens zijn relevant.
Laat vaststellen welke afspraken bij de gekozen rollen horen. Gebruik een contract niet als vervanging van die analyse. Als een partij gegevens voor eigen doeleinden gebruikt, moet dat afzonderlijk worden beoordeeld. De kandidaatroute moet zowel juridisch als praktisch begrijpelijk zijn voor de organisaties die haar uitvoeren.
Kies welke context nodig is voor de volgende stap
Beschrijf het doel van de overdracht, bijvoorbeeld voorbereiding van een formulegesprek. Selecteer vervolgens de gegevens die daarvoor nodig zijn. Aanleiding, gewenste rol en open vragen kunnen voldoende zijn. Uitgebreide privécontext of financiële documenten horen niet automatisch bij iedere samenvatting.
Maak onderscheid tussen informatie die de kandidaat gaf en beoordeling door de recruiter. Label voorlopige of onbevestigde gegevens duidelijk. Een ontvanger moet niet denken dat een bedrag is gecontroleerd of een voorkeur definitief is wanneer dat niet is gebeurd. Zorgvuldige datadeling gaat ook over de kwaliteit van de informatie zelf.
Informeer de kandidaat over betrokken partijen
Laat de persoon begrijpen welke organisatie de volgende stap uitvoert en welke gegevens daarvoor worden gebruikt. Zorg dat de privacyinformatie de feitelijke route beschrijft. Een doorverwijzing naar een andere formule kan een ander doel of andere ontvanger betekenen dan de oorspronkelijke aanvraag. Beoordeel dat opnieuw in plaats van het als vanzelfsprekend vervolg te behandelen.
Geef contactpersonen duidelijke uitleg over de afspraken. Zij moeten vragen over gegevensdeling kunnen beantwoorden of naar de juiste verantwoordelijke verwijzen. Een kandidaat mag niet tussen organisaties worden doorgestuurd omdat niemand zich eigenaar van de informatievraag voelt.
Regel toegang, correctie en afronding
Gebruik een passende beveiligde overdrachtswijze en beperk toegang tot medewerkers die de context nodig hebben. Spreek af hoe fouten, gewijzigde contactvoorkeuren en privacyverzoeken worden doorgegeven. Een correctie in het bronsysteem moet niet verloren gaan doordat de ontvanger met een oude export blijft werken.
Maak ook afspraken over bewaren en verwijderen na afloop van de samenwerking of het kandidaattraject. Controleer welke kopieën bestaan en wie de uitvoering bewaakt. Een zorgvuldig ingerichte overdracht ondersteunt het gesprek zonder een onnodig breed netwerk van dossiers te creëren. Dat vraagt samenwerking over gegevensbeheer, niet alleen over het aantal aangeleverde kandidaten.
