Zoek de ontbrekende bevestiging
Zoek in ‘Overzicht met gewenste regio en afgesproken hercontactdatum’ de passage of waarneming die rechtstreeks bij ‘Vraag of later contact gewenst is’ hoort. Noteer niet alleen een trefwoord, maar ook de voorwaarde waaronder het gegeven geldt. Een afspraak kan bijvoorbeeld een andere partij, periode of locatie betreffen dan degene die nu in het gesprek centraal staat.
Formuleer een toets waarmee de verwachting ook zou kunnen worden weerlegd. Wat moet je terugzien om ‘Het huidige verzoek afsluiten’ aannemelijk te vinden? En welk gegeven zou reden zijn om ‘Een expliciet afgesproken hercontact inplannen’ opnieuw te bekijken? Noteer een ontbrekend antwoord als open onderzoekspunt. Daarmee voorkom je dat een lege plek ongemerkt als positieve bevestiging in je dossier terechtkomt.
De twee condities in het werkblad
Een tweede controle gebruikt de twee condities bij ‘Hoeveel beheertijd vraagt de actieve hercontactlijst per maand’. Huidige gebieden · Het huidige verzoek afsluiten komt uit op 18 minuten per maand. Bij huidige gebieden · Een expliciet afgesproken hercontact inplannen staat 72 minuten per maand. Het verschil bedraagt 54 minuten per maand in opwaartse richting. Zoek in de bron of het bewijsstuk hoe elke waarde is opgebouwd. Markeer het cijfer dat je nog niet zelfstandig kunt herleiden.
Voor ‘Meer regiovragen’ laat de aanvullende doorrekening een ander uitgangspunt zien. Optie A gebruikt Actieve afgesproken hercontacten 5, Controle per dossier 6. Met de aangegeven formule volgt 30 minuten per maand. Deze werklast rechtvaardigt geen bewaartermijn. Bepaal die vanuit doel, noodzaak en beleid.
Van uitwerking naar beslissing
Sluit de toets af met een korte herleidbare notitie. Beschrijf wat je hebt gecontroleerd voor ‘Vraag of later contact gewenst is’, waar je het hebt gevonden en wat nog ontbreekt. Als ‘Controleer de regiowens bij de kandidaat’ een betere manier is om het resterende punt te onderzoeken, leg je die vervolgstap met een eigenaar vast.
Leg verantwoordelijkheid en contactafspraak vast voordat een volgende collega de belangstelling overneemt. Bij de vraag ‘Vraag of later contact gewenst is’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over afwijzing franchiseaanvraag andere regio. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
